Das Papierlose Büro
Kosten sparen und die Umwelt schonen
Nicht zuletzt die Coronapandemie hat gezeigt, wie wichtig die Digitalisierung ist, um Krisenzeiten gut durchzustehen und sich im internationalen Vergleich gut behaupten zu können. Ein weiterer unschlagbarer Vorteil der Digitalisierung wird dabei oft vergessen: Sie trägt immens zum Umweltschutz bei und senkt auch noch die Betriebskosten.
Deutschland ist Spitzenreiter
Nach wie vor belegt Deutschland den ersten Platz im Papierverbrauch in der Gruppe der G20 (also dem zentralen Forum für die internationale wirtschaftliche Zusammenarbeit der wichtigsten Industrie- und Schwellenländer) [1] . So verbrauchte jeder Mensch in der Bundesrepublik im Jahr 2021 die stattliche Summe von rund 228 kg bis 247,1 kg Papier, Pappe und Kartons, je nach Quelle [2] [3]. Hierfür ist nicht nur der Versandhandel mit seinen Kartonageverpackungen, sondern auch unser Arbeitsplatz, der noch viel zu sehr old-fashioned auf Papier im Schriftverkehr setzt, verantwortlich.
Was bringt die Digitalisierung?
Über die Digitalisierung ließe sich so einiges – wenn nicht gar fast alles an Papier einsparen, der Wasserverbrauch mindern und die CO2-Last senken.
Daraus ergeben sich weitere Vorteile [3]:
Ressourcen (also Holz und Wasser) – und somit die Umwelt – werden geschont
Arbeitsgänge werden erleichtert, da wichtige Dokumente schneller auffindbar sind
Zugriff wird von überall gewährleistet, was mehr Flexibilität und Mobilität ermöglicht
Kosten werden gespart, die Produktivität dagegen gesteigert
Langsam aber stetig zum Ziel
Doch aller Anfang ist schwer und der Umstieg auf’s papierlose Praxisbüro ein Prozess, der gut durchdacht und geplant sein will. Teamarbeit ist für ein Gelingen entscheidend und das Setzen von Etappenzielen hat sich besonders bewährt.
Ohne Software geht es nicht
Ein wichtiges Tool für den Start ins papierlose Praxisbüro könnte z.B. die Verwendung der Software Paperless-ngx sein. Es handelt sich hierbei um ein sog. Community-supported, Open-Source Dokumenten-Management-System, das dabei hilft, Dokumente auf Papier in leicht wiederauffindbare digitale Dateien umzuwandeln, die somit leicht online zu archivieren sind. Der Papierverbrauch sinkt drastisch. Aufgrund seines Open-Source-Charakters ist die Software für jede Praxis frei downzuloaden, lebt aber gleichwohl davon, stets von ihren Usern erweitert und somit verbessert zu werden.
Alles Wissenswerte findet man auf der Internetseite https://docs.paperless-ngx.com/. Hier gibt es die Software selbst zum Download, eine Vielzahl an Screenshots der unterschiedlichen Arbeitsbildschirme sowie auch ein Demovideo über ihren Gebrauch.
Quellen:
[1] Bundesregierung. Gruppe der 20. Die G20 im Überblick. https://www.bundesregierung.de/breg-de/themen/internationale-zusammenarbeit-g7-g20/das-ist-g20-387324. Zuletzt aufgerufen am: 15.05.2024
[2] NABU. Papierverbrauch in Deutschland. Weniger Schreibpapier und mehr Verpackungen. Naturschutzbund. https://www.nabu.de/umwelt-und-ressourcen/ressourcenschonung/papier/30377.html. Zuletzt aufgerufen am: 15.05.2024
[3] Mittelstand Digital Zentrum Berlin. Das papierlose Büro – Leitfaden für mehr Nachhaltigkeit und Effizienz. Blog 19. August 2021. https://digitalzentrum-berlin.de/das-papierlose-buero. Zuletzt aufgerufen am: 15.05.2024